在談這個之前，團隊的經理人或老闆可能要先讓「專案經理（PM）」清楚知道，在這間公司、這個團隊中他該做些什麼，專案經理也必須搞懂這間公司該職務該做些什麼。
專案經理要做什麼？
數位產業中的專案經理可能很難在換一間公司時，就完全理解每一間公司對該職責的要求，因為大部分的專案經理都身兼多職，專案管理是必須要針對該專案擬定計畫、了解資源、分配任務到控管時程、與團隊中不同權責的成員進行溝通…，這些都是硬技能。
基本上還會需要面對客戶進行需求了解，很多時候還需要身兼行銷、企劃、UX（User Experience 使用者經驗設計師或研究員） 或 SA（System Analysis 系統分析師）、SD（Systems Designer 系統設計師） 的一部分，當然能否勝任好另當別論，畢竟很多時候 PM 並非技術專業背景，若要由此論績效也是非戰之罪。
除了硬技能，專案經理還需要培養什麼能力？
除了專案管理該具備的硬技能外，還得要能聽得懂在專案中所有參與者的語言，並針對不同角色進行溝通、理解對方的需求、協調不同意見、整合不同想法、收斂意見後成結論…等等。
客戶的需求是什麼、行銷企劃如何發想、設計師需要哪些情報線索好進行創意發想、開發者對規格架構文件的要求有哪些…，還有老闆希望你可以順利結案收到款項，如果能創造客戶再次回購那就更完美了。
以下是幾項專案經理必須具備的軟實力：
善於表達
表達不是把話講了就好，要確保對方理解我們的意思
這是最基本的能力。PM 要跟不同角色溝通協作，客戶、業務、設計團隊、開發團隊，有時一個專案或產品中，設計師與程式開發者也會有好幾位由不同專業的同仁負責
我們常常說設計師跟工程師有各自的語言，這是真的，因為技術執行者習慣用專業術語來對話，而且我們可能常常不小心因為不懂設計或程式專業，甚至無法理解我們肉眼看到的成果中，有多少是他們專業經驗與辛苦勞動和豐富經驗的成果，因而不小心踩到地雷，讓氣氛變得尷尬又緊繃。
願意傾聽
不帶著成見的傾聽才能真正聽見對方的需求
專案經理最重要的，是要能理解團隊以及顧客的需求。如果一開始帶著「工程師講話都聽不懂！」「那位設計師很難溝通！」「這個客戶很難搞！」的預期心理，那麼這場對話很難會真正被開啟，一旦對方說了什麼我們都會覺得，是對方難搞、是對方難溝通、是對方脾氣大！那就是一場無效的溝通。
整合與協調歧見
當團隊內或與客戶發生不同意見時，需要進一步協調，這時候必須要了解造成歧見的原因是什麼？試著去理解各方的想法，並且回來思考，這個專案或這個階段的目標是什麼？再回頭與成員們進行溝通與協調。
例如：工程師團隊無法 100% 實現設計稿，將意見彈回給設計團隊。若沒有我們不了解設計師對視覺要求的原因、不了解工程師執行上遇到的困難，就會容易僵持不下，雙方也可能因此認為對方不懂自己的專業、很難一起工作。這時候我們就需要去了解雙方做法背後的理由，並且進一步進行協調，並建議折衷的方式或可替代的做法，協調一次不夠，就再協調，不管如何
PM 要記得回頭來檢視專案的階段目標，包含具體交付成果與預期時程
避免專案在發生意見分歧時偏離方向以及影響時程。
勞資雙方對專案經理的職責認知落差
若當企業的聘用專案經理到職後，很理所當然地認為專案經理應該要做到哪些事，而沒有一個參考流程的規範，在認知落差的狀況下，專案經理把專案管理到毀滅墜機也是完全可以想像的。
尤其一個中小型甚至迷你規模的團隊，不見得會將職務細部拆分到不同工作者身上，因此一個擅長創意跟行銷的專案經理，可能會很有機會學習到架構規劃；一個擅長系統架構的專案經理，也可能會觸碰到創意行銷的規劃。
資深的專案經理需要具備的能力
但如果相對資深的專案經理在連續多案都狀況百出的時候，客訴、撤案、無法與開發人員及設計師順暢溝通….，這時候還無法善用資源、理解問題、找到問題並解決問題的話，問題可能就有點嚴重了。
理解問題、解決問題的能力是在職場中的資深工作者會需要具備的能力，尤其需要面對不同專業工作者進行溝通、協調，以及管理其工作項目，甚至需要到瞭解客戶的需求，以及公司的利益。
- 觀察：在與客戶需求訪談或團隊意見溝通時，除了話語中的意思外，觀察對方的語氣、表情也是不能忽略的。
- 覺察：在對話過程中也必須能覺察到自己與對方可能產生的情緒，並試著調整好自己的狀態。
- 應變：覺察力不夠的話通常也很難有應變能力，對話過程中不是把自己想講的話帶到就好，必須根據對方的反應來調整說話的方式，有時候要達到同樣的目的可能有其他的方式。
- 求知：充實知識必須的，在與不同角色合作對談時，腦中才會有足夠的資訊可以隨時取用。
- 詢問：需要對談跟互動的角色太多了，有時聽不懂對方的意思是正常的，就再換個方式詢問，或請教身邊的其他有經驗的工作者。
- 原則與彈性：保持原則也保留彈性；專案管理本來就是團隊合作，保持工作原則的同時也必須保留彈性，顧及專案中所有角色的工作狀態。
- 主動同步：必須確保專案內所有人的資訊與認知，盡量在同樣的時間軸、同樣的資訊、同樣的認知點上。
- 再次確認：用自己理解的方式再次跟專案中的參與者「再次」確認，很多時候是必要的。
結語
專案經理並不是一個簡單討喜的工作，不但具挑戰性而且也是需要綜合許多職能。他不僅僅是專案的執行者，更是團隊溝通的樞紐以及風險的管理者，甚至是推動許多公司達成業績目標的關鍵力量。
因此，對於希望提升專案成功率、優化團隊協作的企業主與高階主管而言，從一開始在設定專案經理職務的職能，甚至在人才選用上，就必須將 PM 的個性特質、溝通協調能力納入考量，更能避免認知落差，以確保專案團隊能夠良好地運作，也才不會造成雙方對職務上的認知落差。
延伸閱讀：團隊管理與溝通
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