業務接案成功前的醞釀期
當業務在前期洽談尚未簽約階段歷時很長的時間，不論是面對面正式會議，或線上三不五時偶爾接收訊息，即便很強的業務接案進到公司，並讓客戶極度信任、黏著性很高，也不容易把歷時漫長且零碎的訊息情報彙整好交代給專案經理。
業務接案進公司後，「資訊情報不漏球」對客戶關係維護與專案基礎建立非常地重要
但專案經理也必須有一定程度的敏銳度，去問到需要的訊息，才好開始執行專案。以下是觀察到幾點當業務將案子接進執行團隊後，需要注意的八件事情，以便於在交接專案後將必要情報交接給專案經理。
業務接案後的 8 個黃金法則
1. 公司與業主的關係維護
有許多洽談中或已簽約的業主會是公司長期的顧客，或是高階主管、老闆在商場上的長久的合作關係、朋友關係，甚至是得罪不得的貴客，因此在交接給執行團隊時，務必要交代清楚公司與顧客之間的利害關係，有時候可能會因為內部執行團隊搞不清楚狀況，而搞砸公司長久經營的顧客關係。
2. 瞭解業主企業內部組織狀態
可能牽涉到組織內人事的政治問題，這個情報相當重要，業務如果可以在前期就能釐清組織狀況，會有助於專案經理後續的訪談以及溝通狀況。
3. 找到關鍵決策者
通常會跟業主接洽的事聯繫窗口，那麼關鍵決策者會是誰？看起來是關鍵決策者的背後還有沒有幕後最高決策者？或是決策者身旁有沒有影響力非常大的幕僚？通常決策者最後才做決定，萬一專案執行到一半幕後決策者翻盤事情就會很難收拾。
4. 瞭解業主的喜好與地雷
客戶喜歡什麼？不喜歡什麼？有沒有什麼禁忌？業務是最早期接觸客戶的人，也會是很基礎需要打聽到的情報，尤其是關鍵決策者本身的喜好，通常會對整個專案的進度與執行順暢度有很大的影響。有時候碰到比較屬於感性導向的決策者，只要踩過一次地雷，後面專案在執行時就會困難重重、很難翻身。
5. 清楚知道業主的產業特性與文化
業務的工作與本身特質的關係，接觸各行各業是家常便飯，但當專案經理接觸到案子時通常已經洽談下來，所以相對的產業體驗不見得有業務豐富，不同的產業特性都可能會影響溝通或專案執行時時需要注意的事項。例如美妝產業（toC）與製造業（toB）對於專案的需求與標準肯定不一樣，使用的語言也不一樣。
6. 與業主建立過的默契
有沒有什麼狀況是業務本身跟業主之間長期建立過的默契？例如會特別給聯絡窗口什麼樣的方便？或是跟窗口談好，未來有什麼方式好讓他對內交代、讓專案順利過關⋯等等，這些細節最好都能夠詳細交接給專案經理以利用於執行。
7. 給過業主的承諾
業務是否有曾經為了拿下專案，而給過什麼樣的承諾，例如多贈送額外的服務項目，這些都需要在交接給專案經理時必須要說明清楚，業務通常搏感情，但專案經理就比較會就事論事來執行專案。
8. 特別的優惠或條件交換
這裡比較是指在簽約金額或利益上的面向，有些業主可能會因為跟公司內部有什麼樣不明文的條件交換，或因為是老客戶給的某些優待或回饋，也通常會因此較為敏感，因此非常需要在專案經理可知的範圍前提下說明清楚，否則可能在不知情的狀況下踩到業主的地雷。
當業務接案後交接不順，企業可能會造成的損失
上述八點當業務接案時需要注意的事項，在第一線業務與專案經理眼中或許只是每天日常的一部分，但對於企業的經營者而言，這些看似微小的環節，若未能系統化地管理，可能造成公司的隱性損失與營運盲點：
- 客戶關係耗損：若因交接不順暢或是資訊斷層，導致重要的訊息漏球，那麼長期下來客戶關係將會因此損耗，不但影響團隊信用甚至影響客戶回購率，尤其時常會發生業務對技術的不夠瞭解而無意間給予顧客承諾，但不在簽約執行範圍內，專案經理以及技術團隊也無法履行承諾，對客戶來說就是信用問題。
- 專案成本消耗： 當專案經理因資訊不全而「踩雷」時，尤其是與業主間有認知落差時，也就代表了時間、人力以及溝通成本的疊加。專案延期、反覆確認、甚至重新規劃，都會造成利潤的消耗，進而影響企業的營收。
- 團隊效率影響與打擊： 業務與執行團隊之間的資訊斷層，造成效率不彰以外，更可能引發部門間的摩擦與不信任，尤其如第一點所述當業務承諾顧客是執行團隊無法掌控甚至完全不知情的狀況下，除了造成業務與內部團隊關係緊張外，團隊效率、士氣與人力安排也會受到影響。
- 公司資源錯誤配置： 若決策者對客戶的真實背景、或組織內利害關係認知不足，極有可能會在資源投入、策略制定上做出錯誤判斷，導致公司資源的配置出現問題。
因此，對企業而言，業務接案後的交接不僅是業務部的職責，更是跨部門協作的關鍵環節。建立一套標準化、透明化、且具備追溯機制的交接流程，並提升業務與執行團隊的溝通協作能力，是維繫長期客戶關係、建立專案穩固基礎，以及維護公司信譽與營運非常重要的工作流程。
結論
以上是當業務接案回到公司，並與專案經理交接時，雙方需要注意的幾件事情。
尤其是轉換窗口的交接期，有些業主很難適應從身段柔軟、什麼都好說的業務角色轉換成就事論事的專案經理；又或者有些企業對於廠商更換窗口特別敏感，或有某些規定，尤其是日商類型的企業更是要小心處理。
執行專案時，角色的移轉如果一個細節沒注意，就就很容易造成溝通與工作上的斷層，尤其當一個專案所涵蓋的範圍很廣、牽涉到的人員比較多時，順暢的溝通與共同協作就更重要，記得整個專案是團隊合作，歡喜簽約、順利結案，達成共同目標是最重要的事！
延伸閱讀：團隊管理與溝通
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